Quels sont les options ?

Les documents Word viennent et passent d’un ordinateur à l’autre. C’est donc une bonne idée de les sauvegarder afin de ne pas perdre votre travail original. Plusieurs options de protection sont à votre disposition. Les voilà.

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Il existe plusieurs façons de protéger les documents Word 2013 et 2016. Les options suivantes sont possibles :

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Option : « Marquer comme final »

Cette option est particulièrement utile pour votre travail personnel, par exemple, si vous avez plusieurs versions révisées d’un document et que vous souhaitez mémoriser la version finale. Cette option vous permet d’ouvrir le document (lecture seule), de le lire et de le modifier si vous le souhaitez. Pour ce faire, cliquez toujours sur le bouton Modifier. Toutefois, si vous cliquez sur Enregistrer, votre document d’origine sera écrasé et lorsque vous le retournez à la lecture seule a disparu. Important : Marquez la nouvelle version corrigée comme finale.

Option : « Crypter avec mot de passe »

Utilisez cette option pour protéger un document. Seuls ceux qui connaissent le mot de passe peuvent le lire et/ou le modifier.

Option : « Limiter la modification »

Cette option est utile dans tous les cas où la lecture et/ou l’ajout d’informations contrôlées sont autorisées. Plusieurs modes de contrainte sont autorisés. Le plus utile peut être trouvé dans la section 2 de l’onglet Restreindre l’édition :

• Marquage de version : Toutes les options sont bloquées à l’exception de l’onglet Révision.

• Commentaires : Seule l’icône de commentaire est active dans l’onglet Révision.

• Remplissage du formulaire : Seuls les champs de formulaire peuvent être remplis à l’aide de l’onglet Développeur et des icônes ajoutées au groupe Contrôles.

• Aucun changement (lecture seule) : cette option bloque toutes les icônes de tous les onglets. Cependant, à ce stade, il est toujours possible d’ajouter un mot de passe.

Option : « Ajouter une signature numérique »

Souhaitez-vous recevoir une signature numérique ? Accédez à l’onglet Insertion, recherchez le groupe de commandes texte, cliquez sur l’icône Signature. Si vous n’avez pas de signature numérique, vous pouvez cliquer sur Ajouter des services de signature et suivre les instructions relatives aux signatures numériques et aux certificats. Si vous avez une signature numérique, accédez à l’onglet Insertion. Sous Texte, cliquez sur l’icône de signature, puis cliquez sur sur la ligne de signature Microsoft Office. Remplissez le formulaire, validez-le et cliquez avec le bouton droit de la souris. La barre de messages Signatures s’affiche. Cliquez sur le bouton Afficher les signatures pour terminer le processus de signature.

Option : « Créer un fichier PDF »

Cette option est utile si vous disposez d’une version d’ADOBE PRO PDF qui permet des annotations et souhaite faire une copie du document au format PDF qui peut être lu sur n’importe quel ordinateur.

Cette version d’ADOBE vous permet d’importer le texte contenu dans un document Word. Dans ce cas, les commentaires insérés dans le fichier PDF sont traités comme des marques de version classiques (onglet Pabbas Revision).

Pour créer le fichier PDF, accédez à l’onglet Fichier, cliquez sur Exporter, puis sur Créer un document PDF/XPS. Toutefois, avant d’installer la version finale d’un Pour créer un document PDF, vous devez activer l’onglet « Fichier » et garder l’option « Information » active. Cliquez sur Rechercher les problèmes, puis cliquez sur Valider le document. Gardez toutes les options actives et cliquez sur le bouton Inspecter. La boîte de dialogue Résultat s’affiche, indiquant que les propriétés du document sont renseignées. Fermez la boîte de dialogue et ouvrez Propriétés (toujours dans Fichier > Informations > Propriétés). Entrez les informations de votre choix (auteur, société, mots-clés, etc.).