Rédiger un mail professionnel en anglais, ce n’est pas une épreuve de force, mais une question de méthode. L’exercice intimide souvent, surtout quand la langue anglaise n’est pas notre terrain de jeu favori. On s’attarde sur chaque mot, on hésite, on craint de heurter son destinataire ou de passer à côté des usages. Pourtant, la structure d’un email pro en anglais ne diffère guère de celle d’un message rédigé en français : objet, salutations, message, remerciements, formule de fin. Voici les points-clés à connaître pour envoyer vos devoirs par mail sans faux pas et avec efficacité.
1. Soigner l’objet du mail
Avant toute chose, il s’agit de choisir les mots justes pour l’objet de votre courriel. C’est lui qui donne le ton et oriente votre interlocuteur.
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- Request for information : pour solliciter un renseignement
- Request : plus général pour toute demande
- Payment reminder : pour relancer sur un paiement
- Appointment : fixer un rendez-vous
2. Les salutations : le bon ton dès le départ
La première ligne de votre email doit refléter votre relation avec le destinataire. Ni trop distante, ni trop familière.
- Vous ne connaissez pas le nom du destinataire : Dear Sir or Madam,
- Pour écrire à une personne occupant un poste élevé ou à un client : Dear Mr. Jones, ou Dear Mrs. Jones,
- Si vous échangez avec une personne avec laquelle la relation professionnelle est déjà cordiale : Dear John, ou Hello John,
3. Comment amorcer le message
Commencer un mail peut vite tourner au casse-tête. Privilégiez une phrase d’introduction simple, qui personnalise l’échange ou rappelle le contexte :
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- I hope you are well. (J’espère que vous allez bien)
- I got your name from… (Votre nom m’a été communiqué par…)
- I am writing on behalf of… (Je vous écris au nom de…)
Pour répondre à un mail, quelques formules directes suffisent :
- Thank you for your email.
- Thank you for your prompt reply.
- Following your recent email…
- Further to your request…
Pour exposer l’objet du mail, allez droit au but :
- I am writing to inform you that…
- We regret to inform you that…
- I am pleased to inform you that…
- I am writing regarding…
4. Énoncer clairement votre demande
Demander une information ou postuler en anglais requiert un minimum de tact. Oubliez le direct « can you ». Préférez des tournures en « could you », « would you be so kind as to », ou « I would appreciate if you could ». Ces formules rendent la demande polie et respectueuse.
- Could you provide me with information about…
- Would you be so kind as to send me…
- I would appreciate if you could…
- Could you send me a quote, please?
- I do not understand some points, could you give me further details about…
Pour un rappel, allez à l’essentiel :
- Could you inform me about the delivery date for order #000?
- I am writing because I am still awaiting your reply regarding…
5. Mentionner les pièces jointes
Si vous joignez un document, annoncez-le clairement dans le mail. Cela évite tout malentendu.
- Please find attached…
- I am attaching a copy of your quote.
- Please see the attachment for more information about…
6. Terminer avec élégance
Avant d’envoyer, ajoutez une formule qui invite à poursuivre l’échange ou à poser une question complémentaire.
- Do not hesitate to contact me for further information.
- If you need any further assistance, please let me know.
- I look forward to hearing from you soon.
- Thank you in advance for your help.
Formules de politesse pour conclure
Adaptez la formule de fin selon le niveau de formalité :
- Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire : Yours faithfully,
- Pour un supérieur ou un client : Best regards,
- Pour une relation professionnelle plus détendue : Kind regards, Best wishes,
Vous voici prêt à rédiger un mail professionnel en anglais, sans crispation ni perte de temps. Rien de tel que quelques exemples pour se lancer :
Exemples de courriels professionnels en anglais
Subject: Meeting
Dear Claudia,
Thank you for your prompt reply and for taking the time to speak with me on the phone the other day.
I am pleased to confirm that Mr. Green and I will both be available for a meeting on 17/09 at 10:30 am. We can then go over the details of the business plan, and I will ask Mr. Green to come up with some ideas that fit your goals in the meantime.
We look forward to welcoming you to our London office,
Sincerely,
Claire
Subject: Request for information
Dear Sir or Madam,
I am writing regarding the general English course you offer. Could you provide me with more information about the content and structure of the course? I am considering sending some of my employees abroad for language training to improve their business English. Do you offer specific courses for this purpose?
I would be grateful if you could send me a quote for three people to attend the course for two weeks, as well as further details about the course itself.
Thank you in advance for your assistance.
Yours faithfully,
Jack Smith
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